Як навчитися ефективно планувати свій час

1. Чи вмієтеви планувати свій час?

2. Постановка цілей.

3. Визначення термінів виконання робіт. Планування з допомогою методу “Альпи”.

4. Планування в системі Франкліна.

5. “Пряме” планування з допомогою картотек і щоденників пам'яті.

В менеджменті правильних відповідей не існує. Те, що для одного правильно і дієво, для іншого зовсім не підходить. Проте всім потрібно мати план на день.

Погані новини:»10 електронних листів у «Вхідних», 5 стікерів на моніторі, 15 «не забути» в голові і 2 хрестики намальовані на руці», -- не є планом дня. План дня повинен бути на одному місці і обов’язково в письмовому вигляді. При цьому план може бути в Outlook чи Excel, на паперовому листку, чи щоденнику – це не принципово.

Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко міняється. Але плани потрібні для ситуацій коли все міняється. Ви ж не плануєте процес ранньої чистки зубів, оскільки він для вас зрозумілий і передбачуваний. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на змінні зовнішні обставини. План – це якраз спосіб орієнтуватися в змінних обставинах.

Як зробити планування гнучким, зручним і комфортним, таким, який би не заганяв в надто жорсткі рамки, – дізнаємось далі. Необхідно врахувати: План обов’язково повинен бути матеріальним (на папері чи в електронному варіанті). Є одне прислів’я: «найгостріша пам’ять тупіша найтупішого олівця». Людська голова не здатна тримати надто багато інформації одночасно. Обов’язково записуйте всі задачі на день і регулярно прочитуйте цей список протягом дня. Це потребує всього кілька хвилин, але дасть вам керованість і контроль ваших задач, можливість нічого не забувати і правильно розставляти пріоритети.

Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела твердо наполягають – звечора. Проте в плануванні звечора і зранку є свої плюси і мінуси:

- Планування дня звечора – добре завершує пройдений робочий день, легше переключитися в режим неробочого часу і відпочинку, новий день починається з доволі ясної і визначеної картини майбутніх дій, а не хаосу. Зручно в більш стабільній і передбачуваній діяльності.

- Планування дня зранку – добре працює вирішенням «уточнюючих задач», тобто звіренням (чи підтвердженням) часу зустрічі з контрагентами, роздачею доручень і уточнюючої інформації підданим і т.п. Зручно в менш передбачуваній діяльності, коли вище значення «уточнюючих задач».

В будь-якому випадку, звечора чи зранку планувався день, – до плану ні в якому разі не можна відноситися як до закону. План повинен обов’язково коректуватися при зміні обставин. Часу на це буде потрібно десь 5-7 хвилин за цілий день. Проте грамотне планування зекономить години, а іноді і тижні звільнені від зайвої роботи.

Якщо ви досить багато переміщаєтесь по офісу чи місту, бажано потурбуватися про те, щоб план був мобільним. Підійде невеликий щоденник або розпечатаний і скріплений комплект бланків зручного для вас формату.

Кілька правил, які допомагають підвищити ефективність самоменеджменту:

- Не готуватися на виконання багатьох справ;

- На день планувати 2-3 першочергові справи і 4-5 менш важливі;

- Починати день з важчих і нецікавих справ, закінчувати з простих і цікавих;

- Щодня залишати 20-30% часу на непередбачувані обставини;

- Не робити завдання самому якщо його можна доручити комусь іншому;

- Не братися за нову справу не завершивши попередньої.

Як правильно скласти план своїх справ?

Хороший план має відповідати кільком критеріям. Ось вони:

- в переліку видів діяльності не повинно бути місця для нездійсненних справ;

- враховуйте складність кожного конкретного завдання, часові та інші витрати на його виконання;

- передбачте поправки на непередбачуваний випадок, а також розрахуйте час на виконання того або іншого завдання;

- чітко визначте пріоритети як один з вирішальних чинників раціонального використання часу;

Чи має сенс планувати не лише роботу, але і особисте життя, відпочинок?

Ми часто думаємо, що бути успішним в роботі - це основне завдання в житті. Проте, ставлячи успіх в роботі на перше місце, ми забуваємо про те, що якщо людина не розвивається як творча особа, не відчуває себе значимим, потрібним, відпочилим, то дуже скоро соціальні успіхи на роботі будуть або повторюватися, або помалу сходити нанівець, і робота стане здаватися нудною. Щоб цього не відбувалося, потрібно планувати особисте життя, здоров'я, міжособові стосунки - все це робить Ваше життя гармонійним. Це як великий корабель, він має бути без пробоїн і тріщин, інакше, врешті-решт, розсиплеться на дрібні частини.

Планування за допомогою методу "Альпи"

В чому полягає метод «Альпи»? Метод “Альпи” відносно простий, і після деяких вправ Вам буде потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

1) складання завдань;

2) оцінку тривалості планованих дій;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4) ухвалення рішень по пріоритетах і передорученні окремих операцій;

5) контроль (облік незробленого).

Що дає метод «Альпи»? Використання методу “Альпи” дає наступні основні переваги:

- Кращий настрій на майбутній робочий день.

- Планування наступного дня.

- Чітке уявлення про завдання дня.

- Впорядкування перебігу дня.

- Подолання забудькуватості.

- Концентрація на найбільш істотному.

- Зменшення об'єму “паперової” роботи.

- Ухвалення рішень про встановлення пріоритетів і про передоручення.

- Скорочення перешкод і небажаних перерв.

- Зменшення стресів і нервового напруження

- Покращення самоконтролю.

- Підвищення задоволення і мотивації.

- Виграш в часі за рахунок методичної організації праці.

При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!

З чого почати планування по методу «Альпи»?

Перша стадія – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляру “План дня” все те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня:

- завдання із списку справ або з тижневого (місячного) плану;

- невиконане напередодні;

- справи, що додалися;

- терміни, які треба дотримати;

- періодично виникаючі завдання

Що робити після визначення списку завдань на день?

Пам'ятайте, що реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично в змозі зробити. Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити зразкову тривалість запланованих дій.

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Проте після набуття деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви вимушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і більш послідовно позбавляєтеся від перешкод, якщо під конкретне завдання Ви виділили певний час.

Скільки часу потрібно резервувати «про запас»?

При складанні плану дня дотримуйтеся основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% Вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, то це означає, що Вам слід охопити планом не більше 6 годин. Проте Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час повинен складати приблизно 5 годин!

Якщо Ви запланували більше 60 % свого часу, то слід невблаганно довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ має бути або перенесений наступного дня, або викреслений, або завершений за рахунок наднормових.

Чим завершується планування по методу «Альпи»?

Четверта стадія планування: ухвалення рішень за пріоритетами, скороченнями і передорученнями. Мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5—6 годин. Для цього, по-перше, встановите однозначні пріоритети для своїх справ і уточнити відповідно до них завдання дня. По-друге, перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротіть час на всі справи до абсолютно необхідного. Розгляньте кожну дію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації.

І, нарешті, на п'ятому етапі здійснюється контроль за виконанням свого плану дня і перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі телефонні розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багато разів, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче за неї беретеся і доводите до кінця або Ви відмовляєтеся від цієї справи, так як іноді проблема вирішується сама собою.

Чому план дня рекомендується складати напередодні увечері?

Складайте план до початку роботи, а саме увечері дня. який проходить: з більшою упевненістю і розслабленням Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день! Вже по дорозі додому і по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня і готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима і намічені підходи до їх рішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а осяжним, планованим і керованим.

Планування по системі Франкліна

Які особливості планування за системою Франкліна? Багато менеджерів і керівників західних компаній з успіхом використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок ефективнішого управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.

На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже згаяного часу, система Франкліна "направлена вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблене. Глобальне завдання ділиться на підзадачі, ті - на ще дрібніші підзадачі. Візуально цю систему можна відображувати у вигляді ступінчатої піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди.

Як на практиці виглядає процес «будівництва піраміди»?

1. Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток і упевненість в завтрашньому дні. Для іншого - благополуччя в сім'ї, любляча дружина і щасливі діти. Для третього - слава і високий соціальний статус. Для четвертого - влада. Для п'ятого - пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, чоловік вибере "пізнання" і "служіння людям", хоча насправді для нього важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом його неминуче спіткає розчарування.Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу - важливо добре обдумати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одне одному.

2. Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи із складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче добитися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що вибрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.

3. Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну і фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути поважною одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі і т.п. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.

4. Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план з вказівкою конкретних цілей і конкретних термінів. Вельми важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще важливіша вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, він може включити в свій п'ятирічний план наступний пункт:"До кінця 20хх роки закінчити з відмінністю Гарвардський Університет за фахом ''соціологія і політологія'' - це, по-перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми". Отже, слід скласти план на найближчих 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити найближчими роками для досягнення цілей, визначених в генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.

5. П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цієї меті?" Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані є пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то до короткострокового плану увійдуть такі пункти, як "Подати документи в Гарвардський Університет", "Пройти курси по підготовці до іспитів" і тому подібне Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів.

6. Нарешті, шостий поверх піраміди - це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання "Подати документи в Гарвардський Університет" розбивається на такі підзадачі, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Відіслати документи" і "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на якийсь певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається із списку різних справ, які були призначені на цей день протягом декількох попередніх тижнів, частенько до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

Як конкретно виглядатиме процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?

В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання діляться на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні.

Як виявляється з назви, першочерговими є завдання, що не терплять зволікання, - кров з носа, але вирішити! Другорядними є завдання, які також бажано вирішити щонайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо зволікати з вирішенням другорядного завдання дуже довго, вона може перейти в розряд першочергових). Нарешті, малозначними вважаються завдання, які треба коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Протягом дня людина повинна виділяти час в порядку пріоритетів - спершу зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені - перейти до другорядних, і лише якщо залишиться час, можна зайнятися справами малозначними. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановані наступні справи:

1. Закінчити розробку програми стратегічного розвитку для Вашого клієнта.

2. Закінчити статтю для журналу “Маркетингові дослідження”.

3. Привітати співробітника Вашої фірми Петрова з днем народження.

4. Отримати про квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтеся прийняти участь.

5. Забрати куртку з хімчистки.

6. Відповісти на лист читачки Кудрявцевой, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Перше завдання є для Вас першочерговим, оскільки сьогодні витікає термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 годин ранку. Першочерговим є також третє завдання - людину треба привітати з днем народження саме цього дня.

Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, і інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо Ви будете дуже зайняті і не зможете виділити час на ці справи, Ви можете спокійно відкласти їх на завтра.

Друге і п'яте завдання є для Вас малозначними, (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати в хімчистці) – можна відкладати їх без особливого збитку для себе.

В результаті список, якщо відсортувати його по мірі пріоритетності завдання, повинен буде набрати наступного вигляду:

1. Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.

2. У перерві привітати Петрова з днем народження.

3. Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.

4. У вільний час закінчити статтю по маркетингу.

5. У вільний час забрати куртку з хімчистки.

6. Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевой, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Людина, вдумливо плануюча свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, частенько вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час. Якщо завдання не вирішене протягом дня, вона переноситься в план наступного дня.

Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись нескінченим - гарненько подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно - чи упевнені Ви, що правильно визначили пріоритет?

Чи передбачені в системі Франкліна якісь спеціальні форми для ведення записів?

Так, передбачені. Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна.

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх).

На початку щоденника декілька відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план - 4-й поверх).

На початку кожного місяця і кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - 5-й поверх).

Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові завдання буквою "A", другорядні, - буквою "B" і малозначні - буквою "C") і для відмітки, вказуючої статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і, обов'язково, перевіряти в кінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою "V".Скасовані, - з тієї або іншої причини, - буквою "X" (бажано також вписати причину, по якій завдання було скасоване). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а в графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

Що робити, якщо мої плани міняються по ходу дня?

Як Ви розумієте, всі ці плани зовсім не є чимось незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все буде змінений Вами протягом дня. У цьому немає нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно передивлятися Ваші плани.

"Пряме" планування з допомогою картотек і щоденників обліку часу

Якщо мені все одно доведеться постійно коректувати свої плани, не простіше вести «прямий» облік часу, що витрачається? Чи існують такі системи, і яка їх ефективність?

Зрозуміло, подібні системи існують. Наприклад, серед вітчизняних фахівців з наукової організації праці широко відома система обліку часу біолога і математика А.А. Любіщева. З 1916 року (Любіщеву тоді було 26 років) він почав вести щорічний почасовою облік часу, що витрачався. Впродовж 56 років він ЩОДНЯ записував: скільки часу витрачено на основну наукову роботу, скільки часу - на додаткову, які були ще роботи, скільки часу втрачено і чому. Кожного місяця складалося зведення, щороку проводився річний баланс. Слід ще раз підкреслити: облік вівся щодня впродовж 56 років!

Зрештою система обліку часу А.Любіщева забезпечувала йому наступне:

- він зміг оцінити реальний час, який у нього був в розпорядженні.

- маючи результати обліку, він міг з високою мірою точності планувати свій час. Слід зазначити, що аналіз минулого досвіду дозволяв А.Любіщеву з високою точністю планувати час для читання конкретних книг, написання

- він зміг ефективніше використовувати той час, який звичайна людина відносить до необхідних втрат. "Утилізація "викидів часу" у нього продумана до дрібниць. При поїздках - читання малоформатних книг і вивчення мов. Англійська мова, він, наприклад, засвоїв головним чином в "викидах часу", - Д.Гранін.

- система дозволила йому зрозуміти і використовувати ефективніше зміни своїй працездатності. "Як розподілялося читання книг протягом дня? З ранку, коли голова свіжа, я беру серйозну літературу (з філософії, з математики). Коли я пропрацюю півтори-дві години, я переходжу до легшого читання - історичного або біологічного тексту. Коли голова втомлювалася, то беру белетристику", - писав А.Любіщев.

Як на практиці виглядає облік часу в системах «прямого» планування?

Вихідною точкою для організації часу в системах “прямого” планування є облік витраченого часу за допомогою точної письмової фіксації. Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часу або “щоденників часу”.

Чи потрібно мені записувати в картку все, чим я займаюся протягом дня?

Немає необхідності записувати все, на що витрачається Ваш час, просто відзначайте кожне переключення уваги, як описано нижче. Фіксуйте момент переключення уваги, яким би короткочасним він не здавався. Наприклад, Вас можуть відвернути колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради і багато що інше.

Записуйте ці перемикання уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі помилково вважають, що будуть все пам'ятати, для проведення обліку часу в кінці робочого дня. Проте, пам'ять – поганий орієнтир, тому такий підхід ніколи не дає досить інформації.

На що ще звернути увагу при заповненні картки?

Окрім вищеперелічених, при заповненні картки обліку часу важливо дотримуватися наступних рекомендацій:

- Починайте облік часу з моменту приходу на роботу і продовжуйте до самого закінчення робочого дня.

- Якщо Ви берете роботу додому, включіть в картку час, витрачений удома.

- Робіть Ваші записи коротко, використовуйте скорочення

- Приступаючи до заповнення карток, починайте з колонок “Час”, “Вид діяльності” і “Витрачений час”.

- Для заповнення колонки “Пріоритет” скористайтеся матеріалами пункту 3.

- Колонку “Примітки” Ви зможете заповнити, проаналізувавши Ваші індивідуальні тимчасові втрати.

На мій погляд, ведення такої системи обліку часу має великий недолік – це дуже копітка робота.

Насправді, ведення “карток часу” займе у Вас не більше 5 – 10 хвилин в день. Якщо ж на це дійсно витрачається багато часу, це означає, що Ви дуже сильно вдаєтеся до деталей. Використовуйте більше скорочень. Якщо Ви користуєтеся комп'ютером, спробуйте ввести туди картку обліку часу у вигляді електронної таблиці, яка дозволить Вам автоматично підводити підсумок по кожному виду діяльності в кінці дня.

Що таке «щоденник часу»?

Щоденник Часу - це Ваша особиста робоча картотека, в якій зшиті окремі листи щоденного обліку часу і зібрана інша інформація, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви отримуєте повне уявлення не лише про всіх ближні і далекі терміних, але і про всі плани, диспозиції, у більш-менш великих проектах. Ви можете гнучко реагувати на різну зміну ситуації і у будь-який час актуалізовувати свої плани.

Яка структура типового «щоденника часу»?

Зазвичай “щоденник часу” має наступну структуру:

1. Календарна частина.

- В цю частину Ви можете “зашити” різні формуляри для місячних, декадних і денних планів з проміжними реєстрами. Особливе значення надається плану дня. Основний принцип: один аркуш на день.

- Помістіть в календарній частині листки для заміток за відповідними місяцями і декадами, які полегшать перенесення термінів і цілеустановок на окремі тижні і дні.

- Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку, і з часом матимете архів часу і успіхів Вашого життя — надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів

- Нові “вхідні” денні листки мають бути забезпечені всіма термінами і завданнями з декадних і місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відхід у відпустку, дні платежів і т. д., таким чином всі свої особисті справи Ви можете інтегрувати, і нічого не буде загублено за умови регулярного заповнення і контролю.

2. Розділ службових і приватних дат.

Тут на відповідних листках і формулярах Ви можете записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

- організаційні міні-плани;

- список днів народження

- терміни проведення всіляких заходів;

- листки-пам'ятки і так далі

3. Розділ адрес і телефонів.

У вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери і адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся.

Типові помилки при організації часу

Ситуація: “Мені складно дається планування часу, тому що я від народження неорганізована людина”.

Помилка: Якщо Ви не навчилися самоорганізації в юності, то можете все життя вважати себе дезорганізованним людиною. Проте істина полягає в тому, що будь-яка людина в будь-якому віці може навчитися організовувати свій час. Все, що для цього потрібне – готовність піти на зміни в своєму житті, а також знання того, де, коли і як здійснювати ці зміни.

Ситуація: “Я переконаний, що планерування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності і робить її рутинною”.

Помилка: Чітке визначення своїх цілей і пріоритетів зовсім не означає, що Вас затягне в нудну і передбачену рутину. Насправді, при кращій організації свого часу, Ви надасте собі ще більше свободи дій. Наприклад, в жаркий день Ви захочете піти додому раніше. Але перед відходом Вам несподівано нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який Ви майже забули. В результаті Ви не лише не вирушаєте раніше, а ще і затримуєтеся після роботи.Якби здача звіту була у Вас заздалегідь запланована, Ви могли б внести корективи до свого робочого графіка і постаратися закінчити звіт заздалегідь, щоб звільнити час в кінці робочого дня.

Ситуація: “Щоб зробити більше, мені треба працювати ще старанніше...”

Помилка: Надто багато працюючи і перенапружуючись, Ви не лише не підвищуєте власну продуктивність праці, але, швидше за все, ще і знижуєте якість роботи, на яку витрачаєте стільки часу і сил! Навчитеся виключати з життя якомога більше “зайнятості” і замінювати її роботою з найефективнішим використанням часу.

Ситуація: “Всі мої цілі і плани у мене в голові. Я вважаю, що немає необхідності записувати їх на папері”.

Помилка: Плани і цілі, не викладені письмово, правильніше вважати Вашими намірами. Ваші прагнення необхідно обернути в чітко обкреслені плани дій, перш ніж їх можна буде реалізувати. Те ж саме відноситься і до постановки цілей. Залишаючись замкнутими у Вас в голові, вони навряд чи керуватимуть Вашими діями день за днем.

Ситуація: “Як я можу скласти список своїх цілей, якщо хочу від життя так багато?”

Помилка: Дійсно, якщо Ви захочете досягти всіх можливих або навіть просто всіх бажаних цілей, Вашого життя може просто не вистачити. Якщо Ви спробуєте “обійняти неосяжне”, швидше за все, доб'єтеся набагато меншого, ніж досягли б, маючи меншу кількість чітко обкреслених цілей. Постарайтеся відокремити головні цілі від другорядних. Деякі люди просто не наважуються зробити вибір. Як метелики, вони пурхають від одного до іншого, не дозволяючи собі затриматися на чому-небудь достатньо довго, щоб досягти чогось. Не здійснюйте подібної помилки. Вчіться розставляти пріоритети

Корисні поради:

Труднощі з плануванням часу, як правило, виникають не при вивченні методів планування, а при спробі упровадити їх в практику Вашої власної роботи. Тому, переходячи до практичного освоєння планування, постарайтеся послідовно дотримуватися наступних рекомендацій.

1. З ПРИВОДУ КОЖНОГО З ОСВОЮВАНИХ МЕТОДІВ, — ЯКИМИ Б БАНАЛЬНИМИ ВОНИ не ЗДАВАЛИСЯ, — ЗАДУМАЙТЕСЯ: "А ЩО, ВЛАСНЕ, ЗАВАЖАЄ МЕНІ СПРОБУВАТИ ЦЕ?" АБО "А ЧОМУ Б І НІ?".

2. ПОЧИНАЙТЕ З ПРОБЛЕМИ, ВИРІШЕННЯ ЯКОЇ Є ДЛЯ ВАС ДІЙСНО ВАЖЛИВИМ І НЕВІДКЛАДНИМ. ПРИ РЕАЛІЗАЦІЇ НА ПРАКТИЦІ МЕТОДІВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА ДІЙТЕ ЗА ПРИНЦИПОМ ВСТАНОВЛЕННЯ ПРІОРИТЕТІВ. ПОМІСТИТЕ В ЦЕНТР ПЛАНУ ЗАХОДІВ ЯКЕ-НЕБУДЬ ВАЖЛИВЕ ЗАВДАННЯ, НАПРАВИВШИ НА ЦЕ ВЕЛИКУ ЧАСТИНУ СВОЄЇ ЕНЕРГІЇ.

3. НЕ ПРАГНІТЬ ВІДРАЗУ ЗРОБИТИ ВСЕ І ДОСКОНАЛО. РОБІТЬ ЛИШЕ РЕАЛЬНІ КРОКИ.

4. НЕ ПОЧИНАЙТЕ Із ЗАХОДІВ, ЯКІ Хоч і ВИГЛЯДАЮТЬ ОЧЕВИДНИМИ, АЛЕ ЗУСТРІЧАЮТЬ ВНУТРІШНІЙ ВАШ ОПІР. НАПРИКЛАД, ДУЖЕ КОРИСНО РОБИТИ ПРОБІЖКУ О 6 ГОДИНІ РАНКУ, АЛЕ ЯКЩО ВИ ЛЮБИТЕ ПОСПАТИ, ТО В ЦІЄЇ ЗАТІЇ ДУЖЕ МАЛО ШАНСІВ НА УСПІХ.

5. КОЖЕН НОВИЙ МЕТОД ПОЧИНАЙТЕ ОСВОЮВАТИ ВІДРАЗУ Як можна ІНТЕНСИВНІШЕ, ПРАГНУЧИ УНИКАТИ ДУЖЕ ВЕЛИКИХ ПЕРЕРВ. КОНТРОЛЮЙТЕ СЕБЕ За допомогою ЛИСТКІВ-ПАМ'ЯТОК НА КОЖЕН ДЕНЬ АБО ТИЖДЕНЬ. Крім того, що ЦЕ САМОДИСЦИПЛІНУЄ, ЩЕ ОДНИМ КОРИСНИМ РЕЗУЛЬТАТОМ БУДЕ РЕГУЛЯРНЕ ВІДЧУТТЯ УСПІХУ.

6. ДЛЯ ПЕРШОГО ПЛАНУ ЗАХОДІВ ВИБЕРІТЬ З НИХ ЛИШЕ ОДНЕ ВАЖЛИВЕ І ДЕКІЛЬКА ПОРІВНЯНО ДРУГОРЯДНИХ. СПОЧАТКУ РЕАЛІЗУЙТЕ ЇХ, А ВЖЕ ПОТІМ РОЗВИВАЙТЕ АКТИВНІСТЬ В НОВИХ НАПРЯМАХ.

7. ВИРІШІТЬ, ЧИ ХОЧЕТЕ ВИ ВІДКРИТО ЗАЯВИТИ ПРО СВОЇ ПЛАНИ ДОБИТИСЯ ЗМІН В СТИЛІ РОБОТИ І ЖИТТЯ, А також, МОЖЛИВО, ЗАЛУЧИТИ що ОТОЧУЮТЬ ДЛЯ ПІДВИЩЕННЯ ВІРОГІДНОСТІ УСПІХУ. А МОЖЕ БУТИ, ВИ ЗАХОЧЕТЕ СПРОБУВАТИ ЗРОБИТИ ЦЕ САМОСТІЙНО, — СПОЧАТКУ НЕПОМІТНО ДЛЯ ІНШИХ ВПОРАТИСЯ З ДЕЯКИМИ СВОЇМИ ПРОБЛЕМАМИ.

8. СПОКІЙНО СПРИЙМАЙТЕ ДІЮ ЗЗОВНІ. НАПРИКЛАД, ПІДКЛЮЧИТЕ СВОГО ПОМІЧНИКА АБО СЕКРЕТАРЯ, — ХАЙ ВОНИ НАГАДУЮТЬ Про ВАШІ НАМІРИ ЗАСТОСУВАТИ НОВИЙ МЕТОД І КОНТРОЛЮЮТЬ ВАС.

9. ОБГОВОРІТЬ СВОЇ НАМІРИ І ПЛАНИ З ПІДЛЕГЛИМИ, СПРОБУЙТЕ І ЇХ ЗАЛУЧИТИ В РЕАЛІЗАЦІЮ ЗАДУМАНОГО.

10. НЕ БЕРІТЬ НА СЕБЕ НАДТО БАГАТО. ВИЗНАЧАЙТЕ РЕАЛЬНІ ТЕРМІНИ І РОЗДІЛЯЙТЕ ВИКОНАННЯ СВОГО ЗАВДАННЯ НА ЕТАПИ.

11. ПЕРІОДИЧНО КОНТРОЛЮЙТЕ СЕБЕ. ПЕРЕВІРЯЙТЕ КОРИСНУ ВІДДАЧУ ВІД ВЖИВАННЯ НОВОГО ДЛЯ ВАС МЕТОДУ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ. ВРЕШТІ-РЕШТ, ВАЖЛИВЕ НЕ ТЕ, ЩО ВИ ПОЧАЛИ РОБИТИ, А ТЕ, ЩО ВАМ ВДАЛОСЯ УСПІШНО ЗАВЕРШИТИ.

12. НЕ ЗАПІЗНЮЙТЕСЯ З КОНТРОЛЕМ І ПЕРЕВІРКОЮ ВИКОНАННЯ ПОТОЧНИХ ЗАХОДІВ, ЩОБ ПРИ НЕОБХІДНОСТІі МОЖНА БУЛО ВНЕСТИ СВОЄЧАСНІ КОРЕКТИВИ.