Недавні дослідження з'ясували, що середнього менеджера переривають кожні вісім хвилин! Відволікати від роботи можуть по-різному: у найнепідходящу хвилину Вас попросять зняти трубку і відповісти на дзвінок, або покличуть з іншого кінця кімнати, або без стукання увірвуться в кабінет з терміновими платежами. А потім несподівано вийде з ладу комп'ютер або зламається факс, а тут загляне колега з сусіднього відділу і запросить на чашку кави в буфет. Потім настигне час обіду, а там нагряне несподіваний візитер із сторонньої організації. І так може продовжуватися з невеликими перервами до кінця дня!

Які саме перешкоди в роботі відносять до «поглиначів» часу?

Ваші втрати робочого часу можуть бути обумовлені як зовнішніми, так і внутрішніми чинниками. Ваших “внутрішніх поглиначів” робочого часу швидше за все можна класифікувати таким чином:

- звичка відкладати справи

- небажання займатися “небажаною” роботою

- надмірна захопленість “улюбленими” справами

- невміння сказати “ні” необгрунтованим проханням

До “зовнішніх поглиначів” часу відносяться:

- Ваші підлеглі або колеги по роботі

- небажені “гості” (відвідувачі)

- телефонні дзвінки

Як визначити, які «поглиначі» заважають мені найбільше?

Це найпростіше буде зробити, якщо Ви почнете вести таблицю втрат робочого часу. Кожного разу, коли Вас відволікають від основної роботи, просто записуйте в таблицю, чому це відбувається. Через декілька днів у Вас набереться досить матеріалу, щоб зрозуміти, хто або що більш за все заважає Вашій роботі. В кінці тижня проаналізуйте втрати свого часу за рахунок «пожирачів» і подумайте, як від них позбавитися.

Існують три способи вирішення цієї проблеми: змиритися із станом речей, постаратися переконати людину змінити своє відношення до роботи і, нарешті, просто звільнити цього працівника. Але спочатку постарайтеся з'ясувати, чому фахівець відкладає виконання Ваших доручень. Таких причин може бути декілька:

- Ви не цілком чітко умієте ставити завдання, і співробітник просто не розуміє, що повинен робити. - Ви не називаєте співробітникові конкретних термінів виконання завдань.

- Ви даєте співробітникові завдання, які він не може виконати в силу недостатньо високої кваліфікації.

- Ви доручаєте співробітникові роботу, яка по яких-небудь причинах викликає у нього внутрішній протест.

- Через характер співробітник добре працює лише в умовах жорсткого тимчасового натиску (коли термін “підтискає”)

- Ваш співробітник просто ледар і чекає, коли Ваше доручення “розсмокчеться” само собою або Ви про нього забудете.

У будь-якому випадку Вам необхідно поговорити зі своїм співробітником віч-на-віч. Якщо це не дасть результату, подумайте, в що обходиться така робота всієї Вашої компанії. Лише не відкладайте вирішення цієї проблеми, інакше самі попадетеся в пастку “тяганини”.

Якщо Ви живете за правилом “грім не гряне – мужик не перехреститься”, це стрес і криза. Постійний стрес вбиває спочатку здібності мислити і аналізувати, потім виникають проблеми із здоров'ям. Надія, що нетермінові справи можна відкладати скільки завгодно, не що інше, як пустий звук. Задумайтеся, будь ласка, чим відрізняються важливі і термінові справи від важливих, але не термінових? Оскільки перші вимагають негайного ухвалення рішень і негайних дій, вони впливають на Вас, тоді як Вам відведена роль пасивного виконавця поставленого термінового і важливого завдання. Якщо Ви не відкладаєте в довгий ящик рішення “важливої, але не термінової” задачі, ситуація міняється на діаметрально протилежну. Вам відведена роль активного лідера, Ви можете впливати на спосіб вирішення завдання, вибір методу, встановлення аркуша пріоритетів, визначення команди виконавців

Звідси висновок – не відкладайте вирішення важливих проблем, “якими б нетерміновими” вони Вам не здавалися. Якщо немає можливості зайнятися вирішенням цих проблем самостійно – доручіть їх виконання своїм співробітникам. Боріться нещадно з бажанням відкласти роботу, пустити все на самоплив, довіритися обставинам. Розлучившись з цією шкідливою звичкою, Ви збережете не лише час, але і нерви.

Що таке «улюблена» і «неулюблена» робота? «Улюблена» робота – це та діяльність, яка Вам «до душі» і якою Ви вважали за краще б займатися велику частину робочого дня. Зрозуміло, ми маємо на увазі трудову діяльність, що приносить Вам максимальне задоволення. Якщо на Вашій нинішній роботі жоден з видів діяльності Вам не до душі, швидше за все, Вам потрібно задуматися про пошук нової роботи.Адже постійне заняття небажаними справами веде до накопичення внутрішнього протесту і роздратування, психологічного дискомфорту і роботи в умовах безперервного стресу.

Якщо Ви знаєте в своєму колективі людини, яка візьметься до цієї роботи з полюванням і задоволенням, спробуйте поговорити з ним і з Вашим начальником про передачу цієї частини Ваших обов'язків іншому співробітникові. Якщо немає – скажіть собі: «Це повинно бути зроблено, тому що повинно бути зроблено. І я впораюся з цим краще за інших».Швидше за все, це так і є, інакше б Ваше керівництво вже доручило б розбиратися із скаргами комусь іншому.

Зазвичай у вирішенні проблем з «небажаною» роботою допомоги з боку чекати не доводиться. Тут Вам допоможуть лише самодисципліна і самоконтроль. Вам може допомогти такий психологічний прийом: підкресліть в своєму плані робіт пункти «небажаних» червоним олівцем. Або випишіть їх на окремі листки паперу і повісьте на видне місце. Вам напевно принесе задоволення, виконавши роботу, зірвати ці листки і відправити їх до сміттєвої корзини! Словом, робіть все, щоб змусити себе працювати.

Всіляко уникайте двох речей: відкладати небажану справу до безкінечності і з ранку до вечора займатися лише тим, що Вам подобається. Природно, що Ви більш охоче займаєтеся тим, що Вам до душі. Звичайно, задоволення в роботі – це прекрасно, але небезпека криється в іншому: як би Ви не перестаралися і не перегнули палицю в інший бік. У прагненні до досконалості Ви можете витратити на улюблену роботу значно більше часу, чим це необхідно. В результаті постраждають інші справи.

Якщо саме ця робота – Ваш основний посадовий обов'язок, це чудово. Якщо немає, постарайтеся критично оцінити причини Вашої захопленості. В результаті може виявитися, що:

- улюблене заняття для Вас – просто вагомий привід, щоб відтягнути вирішення останніх питань, можливо дуже складних або неприємних для Вас.

- Ви боїтеся довірити справу кому-небудь іншому, продовжуючи битися над ним самі, частенько без видимих результатів.

- Вам подобаються умови роботи, або навіть сам її процес. Наприклад, робота не вимагає великої відповідальності або зв'язана з поїздками в цікаві місця, де Ви ще жодного разу не були.

- Вам просто подобається працювати з чимось, наприклад, з комп'ютером, і Ви готові годинами просиджувати в дисплея, малюючи нікому не потрібні схеми і графіки.

Ви не умієте робити нічого іншого, а тому беретеся лише за ті справи, які Вам знайомі і звичні, а останнє або “спихаєте” на інших, або відкладаєте на потім.

Будь-яка з цих причин може породити безліч інших проблем. І знову Вашими “ліками” може стати робочий план, в якому немає місця любові або неприязні. І не будьте сліпі в своїх пристрастях.

 

Невміння сказати "Ні"

У яких випадках потрібно уміти сказати «ні» на роботі?

Невміння відмовляти може привести до того, що Ви постійно будете завантажені тією роботою, яка Вам не до душі. Більш того, на Вас перекладатимуть роботу, від якої відмовляються інші співробітники. Якщо немає вагомих причин для згоди, в наступних обставинах Ви завжди повинні відмовляти:

- Якщо прохання не обгрунтоване.

- Якщо завдання не дуже важливе.

- Якщо Вам не вистачає знань або умінь.

- Якщо Ви знервовані або засмучені.

- Якщо роботу явно повинні виконувати не Ви.

Так, може якщо вона:

- Виходить за рамки Ваших службових обов'язків.

- Є втручанням у Ваше особисте життя.

- Вимагає невиправданих витрат Вашого вільного часу.

- Передбачає від Вас якихось дій, що йдуть врозріз із законом, нормами моралі, Вашими принципами або релігійними переконаннями.

Відповідати «ні» на необгрунтовані прохання не завжди легко. Проте, якщо прохання явно безрозсудне, немає необхідності вибачатися. Просто скажіть: «Ні, я не зможу зробити це». Вам може знадобитися деяке пояснення, але у жодному випадку не вибачення. Якщо людина наполягатиме, ввічливо, але твердо повторюйте свою відмову, не займаючи ні агресивну, ні оборонну позицію. Цей прийом пластинки», що «заїла, захистить Вас навіть від найнастирливіших марнотратників часу.

Буває, що керівники дають підпорядкованим завдання, які дійсно менш важливі, ніж ті, що Ви виконуєте зараз. Поза сумнівом також, що в цій ситуації Ви не можете безпосередньо відмовитися виконувати такі завдання.

Одна із стратегій полягає в тому, щоб сказати щось таке: «В даний момент я вважаю першочерговим таке-то завдання з наступних причин (приведіть основні дві-три). Після цього я планував зробити (перерахуєте два-три наступних по порядку важливості і терміновості завдання). Які з них, на вашу думку, мені слід відкласти, щоб виконати нове доручення?» В цьому випадку керівник може дати Вам більше часу для виконання нового завдання, або узяти на себе відповідальність за затримку тої роботи, якою Ви зараз займаєтесь.

Небажані гості

Як Вам, ймовірно, довелося переконатися на власному досвіді, незаплановані відвідувачі є одними з самих нещадних “пожирачів” часу. Але якщо Ваш час вирушає на цих “непроханих гостей”, чому Ви їх все-таки приймаєте? Причини можуть бути наступними:

- Ваше робоче місце уразливе до “заглядаючих” відвідувачів

- Ваш секретар не справляється з функціями “внутрішнього бар'єру”

- Ви звикли вирішувати всі питання особисто, і це поширюється на відвідувачів

- Ви не призначаєте чаших зустрічей заздалегідь, тому більшість Ваших відвідувачів приходять до Вас, коли хочуть

- Ви боїтеся втратити якусь важливу інформацію, якщо не вислухаєте всіх відвідувачів

- Ви бачите в кожному новому відвідувачі потенційного клієнта і прагнете його утримати

- Ви просто не володієте прийомами “боротьби” з “непроханими гостями”

Залежно від того, що саме є основною причиною Ваших втрат часу на непроханих відвідувачів, існують різніспособи боротьби з цими "поглиначами"

Якщо у Вас є свій офіс те, щоб “відсікти” непотрібних відвідувачів, його планування повинне включати дві зони: загальну і особисту. Відвідувачів приймають в загальній зоні. Особиста зона – Ваша приватна територія.

Хоча розставляння меблів залежить від розмірів і форми офісу, для обмеження доступу відвідувачів до Вашого робочого місця є одне загальне правило: створіть фізичну перешкоду для проходу відвідувачів у Вашу особисту зону. Таким бар'єром може бути Ваш власний стіл, книжкові полиці і навіть невеликі предмети інтер'єру (підставка з кольорами, корзина для паперів). Старайтеся, щоб Ваш відвідувач весь час залишався в “загальній” зоні і у жодному випадку не дозволяйте йому влаштуватися, якщо він Вам не потрібний!

Для зменшення потоку “непроханих гостей” використовуйте наступні прийоми:

- Не приймайте нікого без конкретної попередньої домовленості про зустріч.

- Зобов'яжіть свого секретаря неухильно оберігати Вас від непроханих вторгнень і при необхідності проявляти покладену твердість і непохитність.

- Попросите відвідувача викласти прохання письмово і відправити її Вам поштою або факсом.

- Повісьте на дверях табличку написом:"Прохання не турбувати"

Як бути, якщо відвідувач все-таки «прорвався» до мене?

Якщо всі зроблені заходи не подіяли, і непроханий візитер все-таки “прорвався” до Вас, спробуйте впливати на нього наступними способами:

- Постарайтеся утримувати його в “загальній” зоні, це дасть Вам психологічну перевагу.

- Не пропонуйте йому сісти.

- Заздалегідь домовтеся, на скільки хвилин він може розраховувати.

- Почніть читати свої папери в той час, коли відвідувач продовжує говорити.

- Демонстративно дивиться на годинник.

- Нагадаєте відвідувачеві, що його час витік і “жорстко” перервіть розмову, мало не на півслові.

- Встаньте з-за столу, попрямуйте до дверей і змусите його покинути офіс.

- Говорите “ні” і навіть “НІ”. Проявіть твердість і, якщо потрібно, різкість, але не впадаючи в грубість.