Немає нічого легшого, ніж бути зайнятим,

і немає нічого важчого, ніж бути результативним.

Ален Маккензі

Як навчитися працювати з документами.

1. Наскільки продуктивна Ваша “паперова робота”?

2. Ваша ціль – мінімум документів.

3. Стислість – сестра таланту.

4. Правила “паркування” документів.

5. Комп'ютер – друг чи ворог?

6. Типічні помилки в роботі з документами

Електронна пошта – прекрасний і поки що недооцінений багатьма керівниками інструмент. Її тайм-менеджмент перевага в тому, що пошта не потребує «одночасності» контакту – ви надсилаєте пошту в будь-який зручний для вас час, контрагент читає в зручний йому час. Так значно зручніше ніж при телефонних розмовах чи просто спілкуванні, які потребують одночасної присутності обох учасників комунікації. Виходячи з цієї переваги електронної пошти, краще використовувати її, а не телефон, для всіх необов’язкових справ, тобто тих, які можуть зачекати день.

Щоб ефективно користуватися поштою, рекомендовано вивчити десятипальцевий сліпий друк. Цей інвестиційний проект потребує всього 1-2 години вдень на протязі 2 тижнів і дасть вам дуже важливий результат: свободу створення письмового листа. Справа не стільки в швидкості, як в волі: писати вам буде так само легко, як говорити, і ви будете використовувати пошту значно активніше, отримуючи значні переваги часу.

Наступна тема в роботі з електронною поштою – спам, засмічуючі вашу папку «Вхідні», рекламні листи. Проблема спаму в електронній пошті, мабуть, найменша зі всіх проблем. Навіть коли не використовувати антиспамові фільтри, видалення вручну сотні-другої рекламних листів займе максимум півхвилини. Якщо ця процедура займає у вас більше часу, якщо ви піддаєтеся різноманітним заголовкам, а потім сердитесь на спамерів за витрачений вами час – це швидше ваша проблема недостатнього розуміння власних пріоритетів і довготермінових цілей. Коли людина чітко розуміє свої цілі, її значно важче відволікти від справи різним інформаційним сміттям.

Реальною проблемою спам стає лише при виході в інтернет з кишенькового комп’ютера, через мобільний телефон, коли низька якість зв’язку перешкоджає завантаженню заголовків і видаленню спамівських листів на сервері. Якщо ви часто зустрічаєтеся з такою ситуацією – рекомендовано завести ще одну поштову скриньку, ніколи не згадувану в відкритих джерелах і відому тільки вашим ключовим колегам, начальству і т.п.

Значно серйозніша проблема конверта, який з’являється. Справді, якою серйозною справою ми би не займалися, сигнал «У вас нова пошта» одразу включає тривожні центри головного мозку. І важлива справа відкладається в сторону, а новий лист, природно виявляється не таким важливим, як здавалося.

Відключіть нагадування про отримання нового листа. Якщо ваша робота – не переробка замовлень, які приходять по електронній пошті і потребуючих негайної реакції, – відключіть не вагаючись. Автоматичну перевірку пошти (по замовчуванню в Outlook вона виконується кожні кілька хвилин) також зробіть рідшою, не більше одного разу на годину. А ще краще перевіряйте пошту самі, без допомоги автоматичних налаштувань.

По досвіду корпоративних проектів, оптимальна частота прийому пошти – біля 3-4 разів в день. Краще, якщо цей час буде визначеним, добре відомий вашим колегам. Поєднуйте цей час з завершенням логічних робочих періодів – наприклад останні півгодини перед обідом і перед кінцем робочого дня. Початковий час робочих періодів витрачайте на більш серйозні справи, не витрачайте на дрібні.

Іноді потрібно переглядати пошту частіше, наприклад якщо ваш керівник на протязі дня часто висилає по електронній пошті важливі поручення. Але навіть в таких випадках перевірка пошти раз в годину, чи в крайньому разі в півгодини, є достатньою. Питання, які не чекають півгодини-годину, – це щось з області пожеж і землетрусів, швидше за все вам поставлять по телефону, а всі решта по електронній пошті.

Щоб полегшити собі роботу, налаштуйте автоматичне сортування пошти, яку вміє робити будь-яка поштова програма. Створіть папки по ключових для вас темах чи проектах, або людях, і налаштуйте автоматичне розсилання листів в ці папки. Це особливо для нетермінової звітності підлеглих і т.п.

Якщо не вдається налаштувати сортування по вже відомій в листі ознаці (наприклад адресі відправника), домовтеся з колегами про прості позначення. Наприклад, керівник відділу в ІТ-компанії розпорядився всі питання, які чекають день, надсилати з позначкою «*» в полі «Тема» і налаштував авто фільтрацію цих листів в окрему папку. На протязі дня він їх навіть не читав, а відповідав на всі питання наступного дня усно – на пленарному засіданні. Таким чином вдалося різко скоротити час на вирішення дрібних питань на протязі дня, звільнити час для ключових задач, потребуючих концентрації.

В MS Outlook крім автоматичного сортування можна ще налаштувати автоматичне розмальовування листів в різні кольори. Наприклад, як налаштувала одна з учасниць тренінгів: від шефа – строгим класичним шрифтом і синім кольором; від коханої людини – бузковим кольором і вишуканим шрифтом і т.п.

Наскільки продуктивна Ваша паперова робота?

«Паперова робота» віднімає у мене надто багато часу. Чи можна обійтися без паперів взагалі?

На жаль, зараз ні. Хоча ще десять років тому фахівці “Техас Інструментс” серйозно заговорили про те, що в майбутньому конторська робота взагалі зможе обійтися без паперів. Не дивлячись на всі досягнення техніки, на столі будь-якого менеджера все ще достатньо паперів: листи, факси, меморандуми, звіти, ділові пропозиції. Напевно потік аналогічних і багатьох інших документів безперервно йде і у Ваш кабінет.

А якщо Ви не читаєте паперів, то, швидше за все, зайняті тим, що самі їх плодите, або, що ще виснажливіше, займаєтеся їх розбиранням і класифікацією. Так або інакше, але робота з паперами поглинає значну частину Вашого часу. Не дозволяйте паперам узяти над Вами владу! Для підвищення ефективності праці необхідно звести “паперову” роботу до мінімуму.

Як оцінити ефективність моєї «паперової роботи»?

Перш за все, окиньте критичним поглядом свій робочий стіл. Поставте собі питання: а чи всі папери, лежачі перед Вами, дійсно Вам необхідні? Чи умієте Ви бути коротким при підготовці документів? Чи є у Вашій компанії “Дошка оголошень” для розміщення найбільш важливих документів, призначених для загального ознайомлення?

Як часто Ви звільняєте свій стіл від непотрібних паперів?

Чи умієте Ви якісно і швидко писати документи?

Чи багато документів у Вашому офісі дублюються? Проведіть невелику перевірку, яка допоможе Вам легко встановити, де саме зберігається потрібна Вам інформація, а заразом взнати, в скількох місцях вона продубльована. Найзручніше це робити за допомогою матриці

Проведіть такий експеримент: візьміть наосліп зі свого столу паперів десять - дванадцять. Хай це будуть листи, службові розпорядження, заяви – словом, все підряд. Помітьте ці документи зверху червоною крапкою в знак того, що вони вже пройшли через Ваші руки, а потім покладіть їх в загальну масу і продовжіть розбір пошти звичайним порядком. Коли даний документ попаде до Вас в руки повторно, поставте поруч ще одну крапку, і так – доки документ не відпрацьований остаточно. А потім підрахуйте скільки червоних крапок буде на стояти на кожному папері.

Ось ви берете лист і просто пробігаєте його очима – одна крапка; потім знов повертаєтеся до нього після обіду, щоб подумати, яке прийняти рішення для відповіді на нього, – друга крапка. Якщо у цей момент Вас відривають від роботи незапланованим візитом, і Ви знову відкладаєте його, щоб повернутися до роботи над ним трохи пізніше, - третя крапка. І, нарешті, наступного дня вранці Ви знову берете лист, щоб віддати його секретареві разом з підготовленим варіантом відповіді, - четверта крапка.

Мабуть, стільки раз, якщо не більше, ми зазвичай беремо в руки будь-який документ, який потрапляє до нас. Можете уявити собі кількість крапок на паперах, з якими Ви працюєте місяцями: різні проекти, довгострокові програми і так далі Подібного роду тест жартівливо називається “Перевірка на кір”. Кількість крапок на папері безпомилково скаже Вам, чи хворі Ви “паперовим кором”, розтринькуючи час на один і той же папір, не наважуючись дати їй хід.Звичайно, є документи, в роботі з якими без цього не обійтися, але більшість з них можуть бути відпрацьовані один раз – відразу ж. Напевно, Ви самі будете здивовані, виявивши, що брали деякі документи в руки щонайменше чотири рази!

Ваша ціль - мінімум документів!

Мій кабінет буквально завалений паперами. Як мені з ними розібратися?

Як показує статистика, зі всього того моря паперів, які щодня підшиваються в сотнях і тисячах контор по всьому світу, лише 10% потребуються повторно. Отже більше 90% всіх паперів, що зберігаються у Вашій конторі, можна безболісно знищити, і ніхто не помітить їх відсутності! Це замість того, щоб сушити собі голову над тим, де розмістити Ваш гігантський архів, що вимагає “спеціальної температури і вологості для зберігання документів.

Отже, в роботі з паперами у Вас є три підходи:

- Викинути геть, не підшиваючи, з врахуванням приведеної вище похмурої статистики;

- Підшити і забути про них назавжди;

- Підшити і конкретно вказати, скільки повинен зберігатися цей документ (або, хоч би, коли він може зажадатися повторно).

Окиньте уважним прискіпливим поглядом свій стіл. Адже признайтеся, скільки в ящиках Вашого столу скупчилося непотребу, який Ви збираєте так, на всяк випадок: “А раптом згодиться?”. Від цих вже давно не потрібних Вам документів пухнуть теки, розпираються ящики столу, папери не вміщаються у Вашому портфелі. Розберіться з ними, нарешті! Беріться за роботу негайно, і нещадною рукою викидайте в корзину все, що Вам не потрібне:

- Старі циркуляри, що повернулися до Вас повторно;

- Торішні журнали (якщо Вам потрібно одна-дві статті з них, акуратно вирвіть ці сторінки і збережіть);

- Так само безжалісно вчиніть з величезною масою дрібничок, позбавлених смаку сувенірів і коробочок, які роками накопичувалися на Вашому столі. Або знайдіть їм застосування, або – геть, в сміттєву корзину.

Такі генеральні чищення дуже допомагають в роботі, хоча більшість людей неохоче розлучаються з речами, навіть непотрібними. Лише небагато можуть похвалитися, що в їх столі немає нічого такого, що можна без особливого збитку викинути в кошик негайно. Про те, що робити з тими, що залишилися 10% документів Ви взнаєте в розділі “Правила “паркування” документів”.

Як же можна вирішувати службові питання без паперів?

Кожен раз, коли Ви беретеся за перо або запрошуєте до себе секретарку, щоб продиктувати їй черговий папір, подумайте: а чи є в ньому взагалі потреба? Ось Вам і наочне заощадження часу, до речі, не лише свого, але і чужого. Адже комусь довелося б читати Ваше послання, потім відповідати на нього або реагувати якимсь іншим чином. На жаль, не всі це розуміють, а тому папери йдуть до нас невичерпною чергою.Ви з тугою дивитеся на пухку теку з документами, забуваючи про те, що, цілком можливо, хтось десь в іншому кабінеті з таким же відчуттям поглядає на папір, присланий Вами. Що ж робити? Як зупинити, або хоч би зменшити цей потік?

По-перше, постарайтеся в розумних межах замінити письмове спілкування телефоном: адже простіше зняти трубку і набрати потрібний номер, ніж написати і відправити лист. До того ж далеко не всі справи потребують їх письмового втілення. Отже, телефон – найвірніший спосіб зменшити кількість паперової роботи.

Таким же незамінним, як і телефон, став в наші дні факс. І справа не лише в забезпечуваній їм оперативності зв'язку. Факсимільна форма зв'язку породила абсолютно новий стиль ділового спілкування, де на перше місце висувається стислість викладу, чіткість думки, конкретне опрацювання деталей.

По-третє, перш ніж дати заявку на копіювання якого-небудь документа, подумайте, а чи дійсно це необхідно? За даними статистики, велика частина споживаного паперу витрачається на копіювання і розмноження одних і тих же циркулярів і інших документів. У більшості більш менш великих компаній діє правило: випускається документ, і тут же до нього додається супровідний лист, кому і в які відділи його слід розіслати для ознайомлення.Потрібно це чи ні, чи будуть там читати папір або, не дивлячись, підшиють в одну з тек, це рідко кого цікавить. Такі правила, так роблять всі і скрізь. Спробуйте скористатися дошкою оголошень або розішліть лист електронною поштою наміченим адресатам. Проте будьте гранично обачні, працюючи з секретними і конфіденційними документами. Вашому сусідові по кімнаті або відвідувачеві зовсім не обов'язково бачити на екрані комп'ютера якісь дані про конкретну операцію, здійсненій Вами минулої неділі.

Якщо Ви отримуєте від керівництва завдання провести аналіз яких-небудь подій, обов'язково уточните, в якій формі необхідно представити результат. Може виявитися, що замість об'ємистої доповіді сповна підійде короткий усний аналітичний висновок.

Стислість сестра таланту

То хіба можна бути гранично коротким і при цьому дотримати всі правила ділової етики? Звичайно можна! Ось Вам приклад. Хтось А цікавиться в Б, з яким у нього досягнута домовленість про зустріч, коли прибуває його літак і чи є необхідність в тому, щоб його зустріли в аеропорту. І у відповідь отримує ось таке послання:

“Вельмишановний пан А!

Дякую Вам за Ваш люб'язний лист від 24 липня цього року, яке Ви прислали мені у відповідь на мій лист з приводу мого майбутнього візиту до Вас в середу 30 липня сього року. З радістю повідомляю Вас, що, здається, весь мій клопіт, пов'язаний з організацією поїздки, вже позаду. Про деяких з них я вже згадував Вам в попередній відповіді, а зараз детальніше – про останніх. Але раніше про деталі. Я прилітаю рейсом 915 о 10 годині ранку.Думаю, до обіду встигну, а тому не буде потрібно жодних змін в розкладі наших зустрічей

Що стосується Вашої люб'язної пропозиції зустріти мене в аеропорту, то не можу виразити Вам словами, наскільки я був би Вам вдячний, якби Ви дійсно змогли.”. І так далі і тому подібне.

У даній ситуації цілком можна було б написати відповідь таким чином:

“Вельмишановний пан А!

Був радий одержати від Вас лист. Я прилітаю рейсом 915 30 липня в 10 ранку. Було б добре, якби мене змогли зустріти в аеропорту. Можна просто прислати за мною машину.

Велике спасибі за проявлену увагу, до зустрічі.

Щиро ваш, Б”.

У другому варіанті листа все ясно, чітко, коротко. Не треба пробиватися крізь масу непотрібних деталей. Не дивлячись на те, що другий лист втричі коротший, ніж перше, воно виняткове ввічливе, дотримані всі правила ділової етики, не говорячи вже про те, що читання такого листа забере менше часу.

Як ще можна скоротити своє ділове листування?

Пишіть і диктуйте якомога менше і лише найнеобхідніше! Ви можете також використовувати наступні прийоми:

- Відразу після прочитання напишіть від руки на одержаному Вами листі своя відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінала відправникові (копію залиште в справі). Часто для відповіді на запит буває досить напису “Згоден”, а для відповіді на запрошення - “Обов'язково буду. До зустрічі”.

- Якщо Ви хочете на основі наявного у Вашому розпорядженні тексту проспекту, каталога, пропозиції і тому подібне зробити замовлення, то просто накладіть на оригінала відповідного тексту свою візитну картку, наклейку з адресою і тому подібне, скопіюйте обидва документи разом, а потім напишіть на копії своє прохання (наприклад, прошу прислати 2 екземпляри), і відішліть цей листок адресатові.

- Якщо Ваше звернення до партнера передбачає його коротку негайну відповідь, то Ви можете направити йому щось подібне до листа-маятника, залишивши місце для передбачуваної відповіді (можна зробити це у формі своєрідного бланка).

- Якщо Ви чекаєте короткої і швидкої відповіді на свій лист, Ви можете послати партнерові лист в двох екземплярах, згадавши в тексті, що він може використовувати другий екземпляр для написання від руки короткої відповіді.

- Використовуйте різні формуляри, бланки, стандартні супровідні записки для коротких повідомлень, видачі замовлень, заявок і тому подібне, якщо Вам треба зробити коротке стандартне повідомлення або відіслати як додаток матеріали, які потребують лише невеликого пояснення.

- Робота на комп'ютері дає воістину безмежні можливості по раціоналізації листування! Ви можете використовувати стандартні формулювання інших документів, вже наявних у Вашому комп'ютері, що значно заощадить час

- Перевіряйте кожне питання на предмет того, чи не можна вирішити його по телефону.

- Заздалегідь готуйте процес написання або диктування листів, підбираючи необхідні матеріали, записуючи ключові слова і тому подібне

- Використовуйте незаповнені проміжки часу для диктування на магнітофонну плівку коротких текстів.

- Перед складанням кожного листа задавайтеся питанням, якої мети Ви хочете досягти. Завжди заздалегідь обдумуйте, що саме Ви хочете повідомити іншу особу.